Polityka prywatności OperOne

Operator i kontakt

MPBG spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Promienna 2, 58-100 Świdnica, Polska.

NIP: 8842802997, KRS: 0000856499.

Kontakt: kontakt@operone.pl.

Kto odpowiada za dane

Operatorem OperOne jest MPBG spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Promienna 2, 58-100 Świdnica, Polska, NIP 8842802997, KRS 0000856499. W sprawach danych osobowych można pisać na adres kontakt@operone.pl.

Firma korzystająca z OperOne decyduje o celach przetwarzania danych swoich pracowników, kontrahentów i innych osób w swoim środowisku. W tym zakresie jest administratorem danych, a Operator przetwarza je na jej zlecenie jako podmiot przetwarzający. Dane kontaktowe swojej firmy uzyskasz od osoby zarządzającej kontami w OperOne.

Operator jest administratorem danych niezbędnych do zawarcia i obsługi umowy o korzystanie z OperOne, rozliczeń, kontaktu dotyczącego usługi oraz zapewnienia jej bezpieczeństwa.

Jakie dane są przetwarzane

Dane konta obejmują imię i nazwisko, adres e-mail, stanowisko, przypisaną firmę i uprawnienia. Hasło jest przechowywane wyłącznie jako skrót bcrypt. Do utrzymania zalogowania służą identyfikatory sesji i tokeny uwierzytelniające.

Dane operacyjne obejmują informacje o firmie, infrastrukturze, materiałach, dostawcach, zamówieniach, przeglądach, personelu, urlopach, celach i raportach pracy. W zależności od używanych modułów przetwarzamy również dokumenty, zdjęcia, załączniki, faktury i dane finansowe, kontakty CRM oraz historię relacji, treść i metadane korespondencji e-mail, treść wysyłanych wiadomości SMS oraz komentarze wprowadzone przez użytkowników.

Dane techniczne mogą obejmować adres IP, informacje o żądaniach i błędach, token powiadomień push, nazwę urządzenia i rodzaj platformy. Podanie części danych jest konieczne do utworzenia konta i korzystania z usługi; zdjęcia, załączniki i integracje zależą od funkcji używanych przez użytkownika lub firmę.

Cele i podstawy przetwarzania

Dane służą udostępnianiu funkcji OperOne, obsłudze kont i umów, realizacji operacji zleconych przez użytkowników, komunikacji, rozliczeniom oraz zapewnieniu bezpieczeństwa i obsłudze błędów.

W zakresie, w którym Operator jest administratorem, podstawą jest wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), obowiązki prawne dotyczące między innymi rozliczeń (lit. c) oraz prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie usługi, obsłudze zgłoszeń i dochodzeniu roszczeń (lit. f). Jeżeli dana czynność wymaga zgody, podstawą jest zgoda (lit. a), którą można wycofać bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.

Dla danych wprowadzonych przez firmę podstawę prawną określa ta firma jako administrator. Uprawnienie systemowe telefonu, na przykład do aparatu, nie zastępuje określenia podstawy prawnej przetwarzania danych.

Dostawcy usług i integracje

Operator korzysta z następujących dostawców, którzy otrzymują dane w zakresie potrzebnym do realizacji swojej usługi:

• Railway — hosting aplikacji, bazy danych i przechowywanych plików.
• Resend — wysyłka i odbiór wiadomości e-mail, w tym korespondencji ofertowej i CRM.
• Stripe — płatności i rozliczenia subskrypcji w serwisie internetowym.
• Expo oraz Google Firebase Cloud Messaging i Apple Push Notification service — dostarczanie powiadomień push i aktualizacji aplikacji mobilnej.
• OpenAI albo OpenRouter i dostawca wybranego modelu — funkcje analiz AI; przekazywane są wybrane dane, treści dokumentów, ofert lub zapytania użytkownika.
• Apify — wyszukiwanie firm i danych kontaktowych w publicznych źródłach, w tym Google Maps, na zlecenie użytkownika.
• SMSAPI — wysyłka wiadomości SMS z kampanii CRM, gdy firma korzysta z tego kanału.
• Geoapify i MapTiler — geokodowanie miejscowości i wyświetlanie map w module OperMarket.
• Krajowy System e-Faktur (Ministerstwo Finansów), Fakturownia oraz dostawcy poczty firmy — wyłącznie po włączeniu integracji przez firmę, w zakresie wykonywanych operacji.

Dane są dostępne uprawnionym użytkownikom danej firmy oraz podmiotom obsługującym usługę w niezbędnym zakresie. Mogą być także przekazane uprawnionym organom, jeżeli wynika to z prawa, lub odbiorcom wskazanym przez użytkownika podczas wysyłki wiadomości albo udostępniania dokumentu. Nie należy wprowadzać do funkcji AI i wyszukiwania danych, do których przetwarzania firma nie ma uprawnienia.

Przetwarzanie poza Europejskim Obszarem Gospodarczym

Korzystanie z międzynarodowych dostawców może wiązać się z przetwarzaniem danych poza EOG, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. W takich przypadkach stosowane są wymagane podstawy transferu, takie jak decyzja o odpowiednim stopniu ochrony lub standardowe klauzule umowne wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami. Informacje o zabezpieczeniach dotyczących Twoich danych można uzyskać, kontaktując się z Operatorem.

Jak długo przechowujemy dane

Dane konta i dane operacyjne są przechowywane przez okres korzystania firmy z OperOne. Po rozwiązaniu umowy dane firmy są usuwane w terminie do 90 dni, z wyjątkiem danych, które muszą pozostać ze względu na obowiązki prawne (na przykład dokumenty rozliczeniowe), bezpieczeństwo lub dochodzenie roszczeń, przechowywanych do upływu odpowiednich terminów.

Sesja w serwisie internetowym wygasa po 30 minutach bezczynności, a token logowania aplikacji mobilnej po 7 dniach. Wiadomości przeniesione do kosza w skrzynce ofert pozostają do trwałego usunięcia przez administratora systemu. Raporty AI, w tym poranne raporty dzienne, są przechowywane w firmie do ich usunięcia przez uprawnionego użytkownika. Dane w kopiach zapasowych podlegają cyklowi retencji kopii.

Szczegółowe informacje o okresach dotyczących Twojego konta uzyskasz u administratora danych w swojej firmie lub u Operatora. Usunięcie aplikacji z telefonu nie usuwa konta ani dokumentacji firmy.

Twoje prawa i usunięcie konta

Na zasadach określonych w RODO możesz żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia oraz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Możesz także wycofać zgodę i złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W sprawach danych zarządzanych przez Twoją firmę skontaktuj się z jej administratorem. Wniosek dotyczący konta OperOne, w tym o usunięcie konta, lub pomoc w skierowaniu żądania do właściwej osoby możesz zgłosić Operatorowi pod adresem kontakt@operone.pl. Weryfikacja tożsamości może być konieczna, aby chronić dane przed nieuprawnionym usunięciem lub ujawnieniem. Konto użytkownika może również dezaktywować administrator firmy w ustawieniach użytkowników.

Aplikacja mobilna, uprawnienia i pliki cookie

Dostęp do aparatu i wybranych zdjęć służy dodawaniu zdjęć oraz załączników. Uprawnienia możesz zmienić w ustawieniach telefonu. Powiadomienia push są opcjonalne i można je wyłączyć. Aplikacja Android nie wymaga dostępu do mikrofonu.

Serwis internetowy używa wyłącznie plików cookie niezbędnych do logowania (sesja NextAuth) i ochrony formularzy (token CSRF). Nie stosujemy cookie reklamowych ani zewnętrznych narzędzi śledzących. Aplikacja mobilna przechowuje tokeny logowania w bezpiecznym magazynie urządzenia. Wylogowanie kończy korzystanie z zapisanej sesji; nie jest równoznaczne z usunięciem konta.

Zmiany polityki

Aktualna treść polityki jest dostępna pod tym samym publicznym adresem oraz przez odnośnik w aplikacji OperOne. Data na początku dokumentu wskazuje jego ostatnią aktualizację. O istotnych zmianach informujemy w usłudze lub e-mailem.